Export pro účetní (POHODA a ISDOC)

Doklady předáte účetní jedním souborem, který si načte do svého účetního programu: POHODA XML nebo ISDOC. Předané doklady se zamknou, aby se už zaúčtovaný doklad nedal nechtěně změnit.

Export najdete v Přehled a účetní → Exporty (otevřít), panel Pro účetní. Spustit ho může vlastník, fakturant i účetní.

Který formát zvolit

Do exportu jdou jen vystavené (u přijatých zaevidované) doklady s datem vystavení v období. Koncepty se neexportují. Stornované doklady jen tehdy, když zaškrtnete Včetně stornovaných dokladů (jen POHODA, viz Stornované doklady).

Program účetní

Nahoře v panelu Pro účetní vyberte v poli Program účetní, v čem vaše účetní účtuje, a klikněte na Uložit program. Volba se uloží k firmě a formát exportu se pak předvyplní sám. Pod polem je odkaz na návod pro zvolený program (viz Návody pro účetní programy). Formát můžete pro jeden export kdykoli změnit ručně.

Export krok za krokem

1. Otevřete Exporty a sjeďte k panelu Pro účetní.
2. Zvolte formát POHODA XML nebo ISDOC (předvyplní se podle programu účetní).
3. Vyplňte období Od – Do. Předvyplněný je minulý měsíc. Období může mít nejvýš jeden rok.
4. Zaškrtněte, co exportovat:
   • Vydané doklady – faktury, opravné doklady (dobropisy), zálohové faktury, daňové doklady k přijaté platbě a paragony,
   • Přijaté doklady (POHODA i ISDOC),
   • Adresář odběratelů (jen POHODA).
5. Nechte zaškrtnuté Jen nové a změněné od posledního exportu, když předáváte pravidelně – účetní tak nedostane tentýž doklad dvakrát. Pošle se jen to, co ještě nemá, a doklady, u kterých se po exportu něco změnilo.
6. Chcete-li účetní poslat i storna, zaškrtněte Včetně stornovaných dokladů (výchozí je vypnuto, jde jen s POHODOU).
7. Klikněte na Exportovat pro účetní. Export běží na pozadí, otevře se stránka úlohy a po doběhnutí soubor Stáhnout.

Najednou může běžet jeden export pro účetní; když klepnete znovu, aplikace napíše, že export už běží. Hotové exporty najdete dole v Posledních exportech.

Jak soubor načte účetní

Postup pro jednotlivé programy je níže v Návodech pro účetní programy.

Návody pro účetní programy

Návody popisují postup obecně – přesné názvy nabídek se mezi verzemi programů liší. Postup u programů označených neověřeno jsme zatím nevyzkoušeli přímo v tom programu; když narazíte na rozdíl, napište nám připomínku.

POHODA

Formát POHODA XML – jeden soubor se vším.

1. Účetní v POHODĚ otevře Soubor → Datová komunikace → XML import/export.
2. Zvolí stažený soubor Pohoda_od_do.xml a import spustí.
3. Doklady se založí v agendách Vydané faktury, Vydané zálohové faktury, Přijaté faktury a odběratelé v Adresáři. Storna (pokud jste je poslali) jako stornující doklady.

Money S3

Formát ISDOC. Neověřeno.

1. Rozbalte archiv ISDOC_od_do.zip.
2. Účetní v Money S3 použije import dokladů ISDOC v agendě faktur (vydané, respektive přijaté).
3. Money S3 načítá ISDOC po jednom souboru – při větším počtu dokladů to chvíli trvá. Vlastní formát Money S3 XML pro hromadný import připravujeme.

ABRA Flexi

Formát ISDOC. Neověřeno.

1. Rozbalte archiv.
2. Účetní v ABRA Flexi naimportuje soubory .isdoc v evidenci vydaných, respektive přijatých faktur (import ze souboru ISDOC).

DUEL

Formát ISDOC. Neověřeno.

Účetní načte rozbalené soubory .isdoc funkcí pro import elektronických faktur ISDOC v agendě faktur.

PREMIER

Formát ISDOC. Neověřeno.

Účetní načte rozbalené soubory .isdoc v knize vydaných, respektive přijatých faktur funkcí pro import ISDOC.

EKONOM

Formát ISDOC. Neověřeno. Podle dostupných informací EKONOM načítá ISDOC jen částečně – postup si s účetní předem vyzkoušejte na jednom dokladu.

MRP

Formát ISDOC. Neověřeno.

Účetní v MRP-K/S načte rozbalené soubory .isdoc funkcí pro import dokladů ve formátu ISDOC.

Jiný program

Formát ISDOC je český standard elektronické faktury a načte ho většina účetních programů. Rozbalte archiv a soubory .isdoc předejte účetní; ta je načte funkcí pro import ISDOC (někdy se jmenuje „import elektronické faktury“). Přijaté doklady poznáte podle předpony PR_ v názvu souboru.

Co se přenáší

• čísla dokladů, data vystavení, DUZP a splatnosti, variabilní a konstantní symbol,
• odběratel (u přijatých dodavatel) s IČO, DIČ a adresou, číslo dokladu dodavatele a jeho účet,
• všechny řádky s množstvím, jednotkou, cenou, slevou a sazbou DPH,
• součty po sazbách přesně tak, jak jsou na dokladu (na haléř),
• režim DPH: běžné plnění, přenesená daňová povinnost (§ 92a) s kódem předmětu plnění, osvobozené plnění, dodání zboží a služba do EU – i se zákonnou doložkou v poznámce,
• u opravného dokladu odkaz na opravovanou fakturu.

Neplátce DPH exportuje doklady jako plnění mimo DPH.

Zámek „exportováno“

Po exportu jsou doklady zamčené. V detailu dokladu uvidíte rámeček Předáno účetní … s datem exportu.

• Storno zamčeného dokladu neprojde – aplikace napíše, že doklad byl předán účetní.
• Exportem pro účetní se zamyká jen tento export – stažení do Excelu ani ISDOC z detailu dokladu nic nezamykají.
• Úhrady zapisovat můžete dál (i párování z banky). Doklad se jen označí „po exportu se změnily platby“ a příští export ho pošle znovu.
• Opravný doklad (dobropis) k zamčené faktuře vystavit jde – je to nový doklad, faktura se nemění.

Odemknutí dokladu

Když je opravdu potřeba zamčený doklad stornovat:

1. Otevřete doklad (musíte být vlastník firmy nebo účetní; fakturant a čtenář odemykat nesmí).
2. V rámečku Předáno účetní klikněte na Odemknout pro úpravy.
3. Doklad stornujte (vlastník nebo fakturant – účetní doklady nemění). Odemčení se zapíše do historie (kdo a kdy).
4. Příští export s volbami Jen nové a změněné a Včetně stornovaných dokladů pošle účetní storno.

Stornované doklady

Volba Včetně stornovaných dokladů (výchozí vypnuto) přidá do exportu stornované doklady s datem vystavení v období.

• POHODA: storno se zapíše jako stornující doklad k původnímu dokladu, přesně jako když účetní v POHODĚ doklad stornuje sama. Pokud účetní původní doklad ještě nedostala, pošle se v souboru nejdřív on a hned za ním storno.
• ISDOC storno označit neumí (standard takový příznak nemá) – s formátem ISDOC volbu zaškrtnout nejde. Storna pošlete přes POHODU, nebo je účetní sdělte jinak.
• Storno se pošle jednou: s volbou Jen nové a změněné ho další export už neposílá.
• Stornovaný doklad se exportem nezamyká – storno je konečné, na dokladu už nic změnit nejde.

ISDOC u jednoho dokladu

• V detailu vystaveného dokladu je tlačítko ISDOC – stáhne doklad jako soubor .isdoc.
• PDF vystaveného dokladu (náhled, stažení i příloha e-mailu) má ISDOC vložený uvnitř. Odběratel dostane jedno PDF a jeho účetní program si z něj data přečte sám. Účtenka 80 mm ISDOC nemá.

Účetní a více firem

Účetní pozvete s rolí Účetní (Uživatelé). Vidí všechno, exportuje a smí odemknout doklad zamčený exportem, jinak nic nemění. Účetní je zdarma – do ceny předplatného se nepočítá.

Má-li účetní na starosti víc firem, přepíná je jedním klikem: v horní liště klikne na název firmy a v nabídce rovnou na jinou firmu (viz Výběr a přepnutí firmy).

Časté dotazy

Exportoval jsem omylem dvakrát. Nevadí to?

Ne. POHODA pozná doklad podle čísla a ISDOC podle stálého identifikátoru dokladu. Příště nechte zaškrtnuté Jen nové a změněné.

Proč export píše „Za zvolené období není co exportovat“?

V období nejsou vystavené doklady, nebo už je účetní všechny má a je zaškrtnuté Jen nové a změněné. Zrušte zaškrtnutí, pokud chcete poslat období celé znovu.

Proč nejde stornovat fakturu?

Je předaná účetní. Vlastník nebo účetní ji odemkne tlačítkem Odemknout pro úpravy v detailu dokladu.

Účetní chce jiné členění DPH v POHODĚ.

Členění (UD, UDpdp, PD…) přiřazuje export podle režimu DPH dokladu. Pokud účetní používá jiné zkratky, napište nám připomínku.